PIA und STAR ============ Einschrnkungen der SHAREWARE Version: keine Jedoch wird ein Registrierungshinweis in der Mahnung ausgege- ben und ein Shareware-Hinweis bei Programmstart und -Ende engeblendet. Registriergebhr fr Vollversion: DM 99,- + DM 7,50 Versandk. incl. Anleitung ------------------------------------------------------------- Bestellung/Registrierung bei: Bitte whlen Sie "Formular zur Registrierung" im Hauptmen falls Sie die Orginalversion(en) bestellen mchten. M.M.W.- S o f t w a r e Postfach 2167 D-4780 Lippstadt (ab 1.7.93 D-59531 Lippstadt) per Telefon: 0 29 41 / 1 48 33 per Telefax: 0 29 41 / 2 30 54 ================================================================ Diese Anleitung bezieht sich auf beide Versionen von PIA: PIA - (Handel) PIA - (Dienstleistung) und STAR (Version fr Steuerberater) da diese in etwa gleiche Funktionen besitzen. STAR kennt jedoch nicht alle Funktionen von PIA. Beide Versionen von PIA sind jedoch in einem Programm integriert. Unterschiede sind die Rechnungsmaske, Rechnungsschreibung und Datei, was auch auf STAR zutrifft. Diese Anleitung wurde fr PIA geschrie- ben; die meisten Funktionen kennt jedoch auch STAR, die Version fr Steuerberater. Deshalb ist fr STAR keine eigenstndige Anleitung erhltlich. Bei einer Registrierung wird also immer die Anleitung fr PIA geliefert! PIA ist eine kombinierte Adressen-/Rechnungsverwaltung, erstellt Rechnungen, Mahnungen, Adressenlisten, Listen fr offene oder bezahlte oder kopierte Rechnungen und Etiketten. Kopierte Rechnungen sind dabei Rechnungen, die als bezahlt gekennzeichnet wurden und dann als Belege an PC-KASSE bergeben wurden. Die Bedienung ist hnlich unserem bekannten Programm PC-KASSE. * Die Versionen unterscheiden sich durch die Art und Weise der * * Rechnung. Die Version Handel(H) kennt die Felder: Menge, Artikel- * * bezeichnung, Einzelpreis, Gesamtpreis, Rabatt, whrend die * * Dienstleistungsversion(D) nur Leistung und Preis kennt. Na- * * trlich wird die MWSt und der Gesamtpreis jeweils automatisch er- * * rechnet. Ebenfalls kann einer von 5 Futexten mit ausgedruckt wer-* * den. * In dieser Anleitung beschrnken wir uns jedoch darauf, auf die * * Version Handel einzugehen. * Die bersicht bei der Eingabe von Adressen und Rechnungen ist hoch, da das Rechnungsformular in einem Window so ber die je- weilige Kundenadresse gelegt wird, da die Kundennr. und der Name noch zu sehen sind. Diese bersicht hat deshalb jedoch Grenzen, da nur 5 Artikel bzw. Leistungen pro Rechnung mglich sind. Es knnen also nur kleine Rechnungen geschrieben werden. Bitte denken Sie, auch wenn Sie eine Festplatte benutzen, an eine regelmige Datensicherung auf Diskette oder Band, z.B.: BACKUP C:\PIA\*.DBF A:/S (Backup aller DBF-Dateien im Pfad C:\PIA nach Laufwerk A:) Copyright (c) by M.M.W. - Software SHAREWARE Diese Anleitung, sowie die Programme selber, drfen ohne aus- drckliche schriftliche Genehmigung, weder teilweise, noch als ganzes verndert, jedoch kopiert und weitergegeben werden. Es darf damit jedoch kein Gewinn verbunden sein. Wir behalten uns halten uns die Vermarktung des Vollprogramms vor. Wir haften weder direkt noch indirekt fr Schden, die aus der Nutzung der Software entstanden sind. Mindestanforderungen der Hardware an PIA oder STAR: 100 % IBM-kompatibler PC/XT/AT mit 512 KByte RAM 2 Disk-Laufwerke oder 1 Disklaufwerk und Festplatte mglichst ein IBM (Proprinter) oder Epson kompatibler Drucker Installation Bitte erstellen Sie sich unbedingt zuerst eine Sicherungskopie der gelieferten Diskette. Die AUTOEXEC.BAT Datei Wir empfehlen wir Ihnen, nicht nur fr unsere Programme, in Ihre AUTOEXEC.BAT Datei auf die Festplatte den Befehl: SET COMSPEC=C:\COMMAND.COM zu schreiben damit das DOS wei, wo COMMAND.COM zu finden ist. Wenn Sie zudem einen Sytem-Prompt wnschen, der zugleich immer den aktuellen Pfad anzeigt, gehrt der Befehl: PROMPT $P$G ebenfalls in die Autoexec.BAT Datei. Beide Optionen sind jedoch fr die Lauffhigkeit unserer Programme nicht Voraussetzung. Anders ist dies bei der CONFIG.SYS Datei, diese mssen Sie u. U. ndern! Die CONFIG.SYS Datei Editieren Sie bitte die CONFIG.SYS Datei auf Ihrer Systemdiskette oder im Root-Directory Ihrer Festplatte. ndern Sie also Ihr CONFIG.SYS wie folgt. Folgende Zeilen sollten enthalten sein: FILES = 20 BUFFERS = 15 Wenn Ihre CONFIG.SYS Datei bereits einen Files-Befehl besitzt, mu dieser dahin gendert werden, das der Wert mindestens 20 oder mehr ist. Der BUFFERS-Befehl kann auch ganz wegfallen, was aber die Ablauf- geschwindigkeit mindert. Beispiel einer CONFIG.SYS Datei fr einen PC mit MS-DOS 5.0 und 2 MB RAM Hauptspeicher: (DOS liegt hier im Pfad "DOS") DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE 512 DOS=HIGH FILES=20 BUFFERS=15 COUNTRY=049,, C:\DOS\COUNTRY.SYS DEVICE=C:\DOS\SMARTDRV.SYS 512 0 STACKS=0,0 DEVICE=C:\DOS\MOUSE.SYS Wenn Ihr Gert eine Festplatte besitzt: Wegen der enormen Geschwindigkeitsvorteile sollte PIA nach Mg- lichkeit auf einer Festplatte installiert werden. Starten Sie hierfr HD_INST.EXE. Daraufhin wird der Pfad "PIA" angelegt und alle bentigten Programmteile werden automatisch kopiert. Ver- gessen Sie jedoch nicht die CONFIG.SYS Datei in Ihrem Root- Directory zu ersetzen, bzw. zu ndern. Weitere Dateien die von PIA.EXE erst nach dem ersten Start er- zeugt werden sind: PIA.MEM und verschiedene Dateien mit der Extension(Endung): .DBF und .NDX Setzen Sie bitte nach dem Kopiervorgang Ihren Computer durch Drcken der Tasten: [Ctrl] [Alt] und [Del] zurck. Wechseln Sie bitte den Pfad mit: CD PIA [ENTER] und starten Sie dann das Programm mit: PIA [ENTER] Der 1. Start Sie werden als erstes aufgefordert das Laufwerk anzugeben, auf dem die Datendateien angelegt werden sollen. Als nchstes geben Sie ein, ob Ihr Drucker EPSON- oder IBM-kompa- tibel ist. Sodann sollten Sie eingeben an welchem Druckerport Ihr Drucker angeschlossen ist. Normalerweise ist dies LPT1, die Parallel- schnittstelle. Ihre Adresse fr die Briefkpfe von Rechnungen, Mahnungen usw. geben Sie bitte nur dann ein, wenn Sie keine eigenen Vordrucke besitzen oder verwenden wollen. Sodann knnen Sie 5 Texte eingeben, von denen einer nach Wahl auf jeder Rechnung als Futext mit abgedruckt wird, z.B. Zahlung innerhalb 14 Tage ohne Abzug von Skonto usw. Sie sollten jedoch den folgenden Satz nicht eingeben, da dieser in der Version Handel immer mit ausgedruckt wird: "Die Ware bleibt bis zur vollstndigen Bezahlung unser Eigentum." Fr die Bankverbindung gilt das gleiche wie fr Ihre Adresse; bitte nur dann eingeben, wenn Ihr Formular keine aufgedruckte Bankverbindung besitzt. Spter, ab dem 2. Start des Programms, werden diese Eingaben automatisch eingelesen. Sodann werden die noch leeren Datendateien vom Programm automa- tisch erstellt.  PIA Voreinstellungen (c) M.M.W.- Software, Tel. 02941/14833 Ŀ Der angewhlte Modus der Rechnung, derzeit H bleibt bestehen! Ihr Drucker ist: (I)-IBM oder (E)-Epson kompatibel........: I Drucker angeschlossen an Port LPT1, LPT2, LPT3, COM1, COM2..: LPT1 Ihr Name.: M.M.W.- S O F T W A R E Bitte Ihren Namen, Adresse, Tel. --- Name2: Inh. Fr.- H. Worms Fax. und Bank nur dann eingeben Strae...: Postfach 2167 wenn Sie keine vorgedruckten For- PLZ/Ort..: D-4780 Lippstadt, Germany mulare mit Briefkopf verwenden! Telefon..: Tel.: 02941 / 14833 Telefax..: Tel.: 02941 / 23054 Bank 1...: Stadtspark. 4780 Lippstadt (BLZ 416 500 01) Konto-Nr. 5 272 539 Bank 2...: Postgiroamt 4600 Dortmund (BLZ 440 100 46) Konto-Nr. 781 25-466 Futext 1: Rechnungsbetrag zahlbar innerhalb 10 Tagen ohne Skonto-Abzug! Futext 2: Bei Auslandslieferungen ist im Gesamtbetrag keine MWSt enthalten! Futext 3: Diese Rechnung wurde mit unserer Fakturierung 'PIA' erstellt! Futext 4: Wir danken fr Ihre Bestellung; bitte empfehlen Sie uns weiter! Sind Ihre gesamten Angaben richtig? J  Das 'POP UP' Hauptmen  Ŀ PIA (c) M.M.W.- Software H A U P T M E N Datum: 26.05.92 ͻ Hauptverw.Adresse/Rechnung Update bezahlte Rechnungen Adressenliste Verschiedene Rech.-Listen Rechnungen drucken Mahnungen drucken Etiketten drucken Lschen von Rechnungen PC-KASSE E/A berschur. Installation ndern Bei Bestellung bitte--> Formular zur Registrierung -->whlen! Quit = Rckkehr zu DOS ͼ Adressen/Rechnungen Verwaltungsoptionen mit Selektion  Wie Sie sehen, ist hier die Funktion [H] vorgewhlt, da diese am hufigsten bentigt wird und die Sie mit [ENTER] sofort ber- nehmen knnten. Die Anwahl erfolgt mittels der Pfeiltasten oder dem 1. Zeichen. Dabei erscheinen am unteren Bildschirmrand Informationen zu der jeweiligen Option( in der Abbildung zu Buchen/Verwalten ). Im folgenden werden wir auf die einzelnen Optionen des Haupt- mens kurz eingehen. [H] - Hauptverwaltung Grundstzliches Fllen Sie die auf dem Bildschirm hell hinterlegten Felder aus. Manche Felder sind bereits mit Daten vorbelegt, wie etwa das Datumsfeld. Die Vorbelegungen knnen mit [ENTER] bernommen oder berschrieben werden. Ein falsches oder unmgliches Datum nimmt das Programm nicht an. Leere Felder, die leer bleiben sollen, knnen Sie mit [ENTER] bergehen. Die Betrge werden auf zwei Stellen nach dem Komma(fr Komma bitte einen Punkt eingeben) gerundet. Erst nachdem auf die Frage "Speichern J/N" mit "J" geantwortet wird ein Datensatz abgespei- chert. Folgendes mssen Sie zu Beginn beachten, wenn Sie nicht mit der vorgegebenen Kundennummer 1 oder der Rechnungsnummer 1 beginnen wollen: Das Programm beginnt immer bei der hchsten Kunden- und Rech- nungsnummer. Da die Dateien ja jetzt noch leer sind, wrde je- weils eine 1 vorgegeben. Dies lt sich am einfachsten dadurch verhindern, indem Sie jetzt zuerst eine einzelne Adresse eingeben und dieser Adresse eine Rechnung zuordnen und dann wieder zum Hauptmen springen, damit PIA die Startnummern kennt. Bitte lesen Sie, bevor Sie beginnen auch die nchsten Seiten. Im Einzelnen: Whlen Sie im Men die Option [H]auptverwaltung. Daraufhin wird Ihnen die leere Adressenmaske angezeigt. Geben Sie jetzt mit [N]eu eine Adresse ein. bernehmen Sie jedoch nicht die Kunden- nummer 1 sondern berschreiben Sie diese mit der von Ihnen ge- wnschten Nummer. Wenn Sie fertig sind, beantworten Sie die Frage: Speichern J/N mit [J] Ja. Sodann drcken Sie [R]echnung und ndern wie bei der Adressenver- waltung die Rechnungsnummer. Nachdem die Rechnung vollstndig eingegeben ist, speichern Sie diese ebenfalls ab. Drcken Sie daraufhin [Q]uit und Sie kehren zur Adressenver- waltung zurck. Drcken Sie noch einmal [Q] und Sie befinden sich wieder im Hauptmen. Jetzt wei das Programm, welches die nchsten Nummern sind! Adressen eingeben: Vielleicht sollen Sie so beginnen, da Sie zuerst einmal alle bisher zur Verfgung stehenden Kundenadressen eingeben und sich nicht weiter um die Rechnungsverwaltung kmmern. Drcken Sie also [N]eu und fllen Sie die hell hinterlegten Felder aus. Wenn Sie die vorherige Seite gut gelesen haben und wie vorgeschlagen, bereits eine Adresse eigegeben haben, wei PIA die nchste Kundennummer. Diese ist somit bereits eingetragen und kann mit [ENTER] bernommen werden. Ebenso ist bereits das Sys- temdatum eingetragen. Bei der Eingabe werden Sie feststellen, da der 1. Buchstabe eines Textfeldes, z.B. Name1, automatisch gro geschrieben wird. Wenn Sie fertig sind, beantworten Sie die Frage: Speichern Ja/Nein mit ja. Mchten Sie etwas ndern, weil Sie einen Fehler gemacht haben, drcken Sie [H]ilfe oder lesen Sie die Beschreibungen der einzel- nen Funktionen in dieser Anleitung.  Adressen ͻ Kunden-Nr.: 900551 Eintrag am: 26.05.92 Anrede....: Firma_____ Name 1.: Namenlos & Co. KG_____________ Name 2.: Z.Hd. Herrn Namenlos jun._____ Strasse: Namenlosstrae 5______________ Plz/Ort: 1234 Namenlos_________________ Vorw./Telefon: 12345 / 12345678 Vorw./Fax....: 12345 / 87654321 Bemerkung: ___________________________________ Kennung: P ( Boni.) ͼ Rech Neu Modi Copy Such Anfang End + - Blatt Del Filt List Total Hilf Quit? N  Rechnungen eingeben: Wenn Sie alle Adressen eingegeben haben, knnen Sie jeder Adresse eine oder mehrere Rechnungen zuordnen. Suchen Sie mit der Option [S]uche die Kundennummer des jeweiligen Kunden, dem Sie eine Rechnung schreiben mchten. Ist die richtige Adresse gefunden, drcken Sie [R]echnung und das Rechnungsfor- mular legt sich ber die Kundenadresse. Fllen Sie wie bei der Eingabe der Adressen die invers darge- stellten Felder aus. Das Feld fr Kennzeichen: "Bezahlt? Ja/Nein" kann jedoch nicht von Ihnen berschrieben werden, da jede Rechnung zunchst als unbezahlt gekennzeichnet wird. Die letzte Eingabe vor der Frage nach der Speicherung ist das Feld fr den Futext der jeweiligen Rechnung. Hier tragen Sie nur die Nummer des Futextes ein, oder "0" wenn kein Futext gedruckt werden soll. Wenn Sie die Nummern nicht mehr kennen, speichern Sie die Rechnung bitte trotzdem ab und drcken dann [H]ilf. Nach den Erklrungen zu den Funktionen werden Ihnen dann auch die Futexte eingeblendet. ndern Sie daraufhin mit [M]odi die Rechnung und tragen Sie die richtige Futextnummer in das vorgesehene Feld ein. Sie knnen dem gleichen Kunden nun die nchste Rechnung zuordnen oder Sie gehen mit [Q]uit wieder zur Adressenverwaltung und suchen den nchsten Kunden...  Adressen ͻ Kunden-Nr.: 900551 Eintrag am: 26.05.92 Anrede....: Firma_____ Name 1.: Namenlos & Co. KG_____________ Rechnungen Ķ Rechnungs-Nr.: 9205280 vom: 26.05.92 Bezahlt: N ( J / N ) Betrefftext..: Wir liefern Ihnen per Nachnahme: Menge Bezeichnung Einzelpreis DM Gesamtpreis DM ------------------------------------------------------------------------------ 15 PIA___________________________ 86.84 DM 1302.60 DM 10 Star (fr Steuerberater)______ 86.84 DM 868.40 DM 10 PC-Multikasse incl. PCKGRAF___ 217.54 DM 2175.40 DM 1 Versandkostenpauschale________ 10.00 DM 10.00 DM 0 ______________________________ 0.00 DM 0.00 DM -> abzgl. Rabatt: 35 % = 1524.74 DM Nettosumme..: 2831.66 DM -> zzgl. MWSt..: 14.0 % MWSt........: 396.44 DM -> Rechnungsfusstext Nr. 1 Bruttobetrag: 3228.10 DM Rechnungsbetrag zahlbar innerhalb 10 Tagen ohne Skonto-Abzug! ͼ Neu Modi Copy Such Anfang End + - Blatt Del Filt Zahl Hilf Quit? N  Maske fr Rechnung im Dienstleistungsmodus  Adressen ͻ Kunden-Nr.: 123456 Eintrag am: 26.05.92 Anrede....: __________ Name 1.: ______________________________ Rechnungen Ķ Rechnungs-Nr.: 1234567 vom: 26.05.92 Bezahlt: N ( J / N ) Betrefftext..: ___________________________________ Art der Leistung B e t r a g DM ------------------------------------------------------------------------------ __________________________________________ 0.00 DM __________________________________________ 0.00 DM __________________________________________ 0.00 DM __________________________________________ 0.00 DM __________________________________________ 0.00 DM Nettosumme.....: 0.00 DM -> zzgl. MWSt..: 14.0 % MWSt...........: 0.00 DM -> Rechnungsfusstext Nr. 1 Rechnungsbetrag: 0.00 DM Wir danken fr Ihren Auftrag! ͼ Neu Modi Copy Such Anfang Ende + - Blatt Del Filt Total Hilf Quit? N  Maske fr Rechnung bei STAR fr Steuerberater  ͻ S T A R Datum: 26.05.92 (c) M.M.W. Ŀ Datadisk: C ͵ V E R W A L T U N G ͹ Kunden-Nr.: 123456 Anrede....: __________ Name 1.: _________________________ Ķ Rechnungs-Nr.: 123456 Datum: 26.05.92 Kennzeichen bezahlt: N ( J / N ) W E R T A R T / L E I S T U N G B E T R A G ------------------------------------------------------------------------------ a)  33____ 1111111 Buchf.______________________________ DM 1111.00 b)  35____ 2222222 Abschlu Vorschu___________________ DM 2222.00 c)  ______ 0 ____________________________________ DM 0.00 d)  ______ 0 ____________________________________ DM 0.00 e)  ______ 0 ____________________________________ DM 0.00 Zwischensumme.. DM 3333.00 USt 15 %....... DM 499.95 Summe.......... DM 3832.95 ͼ Neu Modi Copy Such Anfang Ende + - Blatt Del Filt Total Hilf Quit? N  Funktionen der Hauptverwaltung Am unteren Bildschirmrand sehen Sie, hell hinterlegt, eine groe Anzahl von Funktionen, die mit dem ersten Buchstaben aufgerufen werden. Drcken Sie [H] fr Hilfe und es erscheint der abge- bildete Hilfsbildschirm.  Adressen ͻ [ Verwaltungsoptionen ]ĿEintrag am: 26.05.92 Option Wirkung des Befehls ____________ Neu neue Adresse/Rechnung hinzufgen ij Modi ndern angezeigte Adresse/Rechnung Ķ Copy kopiert angezeigte [ Editieren ]Ŀ Such Suche mit Kd.Nr. bz Tasten Wirkung fr editieren Anfang zeigt 1. Adresse bz Ende zeigt letzte Adress --> Zeichen rechts + gehe zur nchsten A <-- Zeichen links - gehe zur vorhergehe Pfeil hoch vorhergehendes Feld Blatt Vor- / Zurcksprung Pfeil unten nchstes Feld Del lscht angezeigte A PgDn, PgUp Eingabe abschliessen Filt Suchen mit KdNr/Nam End nchstes Wort/Feld Total Anzahl der Adressen Home vorheriges Wort/Feld - Rech Einsprung zur Rechn Del Buchstabe lschen - Ins Einfgemodus EIN/AUS - Quit Sprung zum vorherge Weiter durch Tastendruck...h Weiter durch Tastendruck... ͼ Neu Modi Copy Such Anfang End + - Blatt Del Filt Total Hilf Quit? H  Die meisten Funktionen besitzen eine klare Bedeutung und beziehen sich ebenso auf Adressen als auch auf Rechnungen: [N]eu: Eingabe eines neuen Datensatzes (Adresse oder Rechnung) [M]odi: ndern des angezeigten Datensatzes [C]opy: der Datensatz wird kopiert, so da Sie evtl. nur noch die Kunden- bzw. Rechnungsnummer ndern mssen, wenn die Daten hn- lich sind. [S]uch: Der Cursor springt in das Schlsselfeld. Dies ist ent- weder die Kdn.Nr. oder die Rg.Nr. mit der Sie suchen knnen. [A]nfang: Sprung zum 1. Datensatz der gerade aktivierten Datei. [E]nde: Sprung zum letzten Datensatz der gerade aktivierten Datei. [+]: Vorblttern um einen Datensatz [-]: Zurckblttern um einen Datensatz [B]latt: Sie knnen hier auf einmal mehrere Datenstze vor- oder zurckblttern, indem Sie auf die Frage "Stze..." eine Zahl (Anzahl) eingeben. Zum Zurckblttern mu die Zahl mit einem vorgestellten Minuszeichen eingegeben werden. [D]el: Lschen des angezeigten Datensatzes. Da Adressen und Rech- nungen verbunden sind, kann eine Adresse nur gelscht werden, wenn keine zugehrige Rechnung vorhanden ist. Bitte lschen Sie nie die zuletzt eingegebene Rechnung. Sollten Sie dies trotzdem wollen, mssen Sie erst wieder zum Hauptmen springen, damit die Rechnungsnummern fortlaufend nummeriert sind und keine Lcke entsteht. [F]ilt: Hier wird bei Anwahl die gesamte Datei mit einem Filter abgesucht, d.h., Sie knnen mit allen invers dargestellten Fel- dern gleichzeitig suchen, indem Sie einfach die Daten eingeben die Ihnen noch bekannt sind. Z.B. bei der Adressenverwaltung: Wenn Sie alle Kunden suchen, die mit Namen 1 Meier heien und in Mnchen wohnen, tragen Sie in das Feld Name1 "Meier" und in das Feld PLZ/Ort "8000" ein. Es wird Ihnen nun die erste Adresse, zu dem dieser Filter pat, angezeigt. Sie knnen nun innerhalb dieses Filters blttern, ndern, lschen, auflisten usw. Die Datei wird also auf einige Datenstze begrenzt. Bei der Rechnungsverwaltung ist dies hnlich. Jedoch beziehen sich Rechnungen immer auf die Kundennummer. die noch in der unterliegenden Adressmaske zu sehen ist. Beinahe alle Funktionen beziehen sich auf einen einmal gesetzten Filter, so lange, wie Sie Ihn bestehen lassen. Der Abbruch er- folgt, indem Sie wieder [F]ilter whlen und die angezeigte Frage verneinen. [L]ist: Eine Telefonliste wird in einem Window ausgegeben. Mit [+] bzw. [-] knnen Sie vor- oder zurckblttern oder mit Eingabe von [Q]uit beenden. [T]otal: Zhlt die Anzahl der Adressen oder zugehrigen Rech- nungen. ech: bergang von der Adressenverwaltung zur Rechnungsver- waltung. Die einzelnen Rechnungen sind mit der jeweiligen Kunden- nummer fest verbunden. [H]ilf: Das Hilfefenster mit Kurzbeschreibungen aller Verwal- tungsbefehle wird eingeblendet. uit: Sprung zum vorhergehenden Men, also von der Rechnungs- zur Adressenverwaltung, oder Adressenverwaltung zum Hauptmen. Tastenbelegungen - Verschiedene Tasten, wie etwa die Pfeiltasten werden zum Editieren benutzt. Die Anweisungen hierzu sind ebenso in die Hilfefunktion eingebaut und werden, da es sich hier um die Standard-Editiertasten handelt, nicht weiter beschrieben. [U]-Update bezahlte Rechnungen Diese Funktion des Hauptmenues whlen Sie dann an, wenn Rechnungen bezahlt wurden.  Update ͻ Rechnung-Nr.: 9205280 S uchen Sie bitte mit der Rechnungsnummer ... Bezahlt.....: N ( J/N ) M odifizieren Sie das Feld: Bezahlt Ja/Nein durch die Eingabe von J (Ja). am Datum....: . . Geben Sie weiterhin das Datum an, an dem die Rechnung bezahlt wurde und welchem auf Konto...: Konto der Gesamtbetrag gutgeschrieben wurde (Bitte Konto evtl. in PC-KASSE anlegen). Weitere Informationen zu der gesuchten Rechnung: Kunden-Nr...: 900551 Name1: Namenlos & Co. KG_____________ Name2: Z.Hd. Herrn Namenlos jun._____ Rechnung vom: 26.05.92 Gesamtbetrag incl. MWSt = 1912.01 DM ͼ Such Modi + - Quit ? S  Gehen Sie wie folgt vor: [S]uchen Sie die bezahlte Rechnung indem Sie die Rechnungsnummer eingeben. Sofort wird Ihnen nun die zughrige Kunden-Nr., der Name des Kunden und das Rechnungsdatum mit dem Rechnungsbetrag angezeigt. [M]odifizieren (ndern) Sie das Kennzeichen fr Bezahlt J/N in J fr Ja. Geben Sie sodann das Datum, an dem der Betrag einging und die Kontonummer, welcher der Betrag gutgeschrieben wurde, ein. Es wird, wenn Sie fertig sind, automatisch, ohne vorherige Frage, abgespeichert. Sollten mehrere Rechnungsbetrge gezahlt worden sein, knnen Sie zu diesen Rechnungen, auch mit [+] vorblttern oder mit [-] zurckblttern. Die Option [Q]uit bringt Sie wieder zum Hauptmen zurck. [A]-Adressenliste Zuerst knnen Sie eine Vorsortierung nach einem Feld anwhlen. Es stehen Ihnen 5 Mglichkeiten zur Auswahl, siehe Grafik.  P I A - A D R E S S E N L I S T E 1.) Vorsortieren: Bitte geben bitte eine Feld-Nr. ein ! ͻ Feld-Nr. Inhalt des Feldes < 1 > = Kdn.Nr. < 2 > = Name 1 < 3 > = PLZ + Ort < 4 > = Bemerkung 1 < 5 > = Kennzeichen < 1 >----> Sortierung ??? ͼ  Sodann wird Ihnen die Struktur der Adressendatei angezeigt. Sie knnen nun selektieren, indem Sie einen dBASE-Filterausdruck in die invers angezeigte Leerzeile eintragen. Dazu bentigen Sie den Aufbau der Adressendatei, der Ihnen am Bildschirm ausgegeben wird.  2.) Selektieren: Bitte dBASE-Filterdefinition in erleuchtete Zeile schreiben! ( Keine Definition, bzw. berschreiben = alle Adressen werden ausgegeben.) A dBASE-III FILE Dateiaufbau Feld Name Typ Lnge Dez. 1 ANREDE C 10 0 2 KDNR N 6 0 3 KDATUM D 8 0 4 NAME1 C 30 0 5 NAME2 C 30 0 6 ORT C 30 0 7 STRASSE C 30 0 8 TELEFON C 16 0 9 FAX C 16 0 10 BEMERK C 35 0 11 BONI C 1 0 Filter: ____________________________________________________________ Drucker/Monitor/Abbruch: ?  Selektion durch Programmierung eines Filters Wenn Sie einfach drcken, werden alle Adressen ausgege- ben. Wenn Sie einen Filterausdruck eingeben, wird nicht mehr die gesamte Liste ausgegeben, sondern nur der Teil, der zu dem eingegebenen Ausdruck pat. Der von Ihnen eingegebene Ausdruck wird auf logische Richtigkeit geprft, so da Sie eigentlich nichts falsch machen knnen. Am leichtesten ist die Erstellung eines Filters sicherlich, wenn Sie einmal einige Beispiele hierfr sehen: Textfelder(Type C) werden in "Anfhrungszeichen gesetzt, z.B.: NAME1="Meier" = alle Adressen die mit Namen "Meier" heien Verknpft werden knnen Ausdrcke mit .AND. .OR. und .NOT. z.B.: NAME1="Meier" .AND. BEMERK="Anruf" = Alle Adressen mit Namen "Meier" und die im Feld Bemerkung das Wort "Anruf" eingetragen haben. Ist ein Feld nummerisch, also Type = N wie etwa die Kundennummer, fallen die Anfhrungszeichen weg, z.B.: KDNR>=1234 Es werden alle Adressen ausgegeben, bei denen die Kundennummer = 1234 oder hher ist. Ist das Feld ein Datumsfeld, also Type D wie KDATUM, mu ein spezieller Ausdruck eingetragen werden z.B.: KDATUM=CTOD("01.01.90") = Ausgabe aller Adressen mit dem Datum: 1. Jan. 1990 Weitere Beispiele fr einen Filter: ORT="Hannover" .AND. Anrede="Firma" .AND. KDNR>1000 = Alle Firmen aus Hannover mit einer Kundennummer hher 1000 KDATUM<=CTOD("01.03.90") .and. BONI="B" = Eintragsdatum der Adresse vor dem 1.4.1990 und das Kennzeichen fr Bonitt = "B" [V]erschiedene Rechnungslisten Diese Funktion des Hauptmenues erstellt Ihnen Listen fr be- zahlte, offene oder kopierte Rechnungen und summiert die je- weiligen Betrge auf. Sie knnen weiterhin vorsortieren und se- lektieren, siehe Grafik. Kopierte Rechnungen sind bezahlte Rech- nungen die schon als Belege an PC-KASSE bergeben wurden und zur Vermeidung von Doppelkopien mit einem "C" fr Copy gekennzeichnet wurden.  P I A - R E C H N U N G S L I S T E - K Z: J Vorsortierung nach Kd.-Nr. oder Rg.-Nr.? < K > < R > R Ŀ < 1 > Selektion fr ein Rechnungsdatum < 2 > Selektion von Datum bis Datum einschlielich < 3 > Selektion eines Rechnungs-Monats < 4 > Selektion eines Rechnungs-Quartals < 5 > Gesamtliste fr Kennzeichen: J Bitte whlen Sie durch Eingabe einer Zahl: 1 Bitte geben Sie ein Rechnungsdatum ein: 26.05.92 Drucker/Monitor/File/Abbruch: ?  [R]echnungen drucken Nachdem eine Relation(Beziehung) zwischen der Adressendatei und der Rechnungsdatei hergestellt worden ist, knnen Sie nach verschiedenen Kriterien selektieren, siehe Grafik. Sodann knnen Sie die Versandart, z.B. "Drucksache" eingeben. Die Rechnung ist wie folgt aufgebaut: Briefkopf, wenn von Ihnen bei der Installation eingegeben, in Breitschrift, Kundenname und Adresse, Datum der Rechnung. Sodann die wirkliche Rechnung und der angewhlte Futext sowie, wenn eingegeben, die jeweiligen Bankverbindungen. Sollten Sie ein For- mular mit eigenem Briefkopf benutzen, mssen Sie bei der In- stallation die jeweiligen Passagen frei lassen.  P I A - R E C H N U N G E N Ŀ Gewnschte Rechnungen werden geziehlt ausdruckt: < 1 > Rechnung(en) fr ein Rechnungsdatum < 2 > Rechnungen von Datum bis Datum einschlielich < 3 > Rechnungen eines Rechnungs-Monats < 4 > Rechnungen eines Rechnungs-Quartals < 5 > Rechnung zu einer vorhandenen Rechnungs-Nr. < 6 > Rechnung(en) ab einer Rechnungs-Nr.(incl.). < 7 > Rechnung(en) zu einer vorhandenen Kunden-Nr. < 8 > Alle vorhandenen Rechnungen ausdrucken Bitte whlen Sie durch die Eingabe einer Zahl: 1 Rechnung schreiben fr Datum: 26.05.92 Drucker/Abbruch.............: ?  [M]ahnungen drucken Sie mssen hier nur einen Satz ergnzen und eingeben, nach wie- viel Tagen zwischen dem Sytemdatum und dem Rechnungsdatum eine Mahnung geschrieben werden soll. Die jeweilige Rechnung mu na- trlich zu diesem Zweck noch mit Bezahlt? "N" fr Nein gekenn- zeichnet sein. Die Art und Weise der jeweiligen Mahnung ist etwa wie bei der Rechnungserstellung, jedoch fehlt der jeweilige Futext.  P I A - M A H N U N G E N Ŀ Bitte ergnzen Sie den folgenden Satz mit einer Zahl: Eine Zahlungserinnerung soll geschrieben werden, wenn zwischen dem heutigen Datum und einem Rechnungsdatum eine Zeit von mehr als : 10 Tagen verstrichen ist. Drucker/Abbruch.............: ?  [E]tiketten drucken Die Vorsortierung und Selektierung ist hier die gleiche Routine wie bei der Erstellung der Adressenliste. Sodann whlen Sie das jeweilige Etikett im Format 88,9 x 35,7 einbahnig. Die Etiketten unterscheiden sich nur durch die jeweilige berschrift: Drucksache, Nachnahme, Kundennummer oder keine berschrift.  Ŀ Die folgenden einbahnigen Etiketten sind mglich: Label Format: Inhalt: 1 88,9 x 35,7 x 1 Adresse 2 88,9 x 35,7 x 1 Adresse + Drucksache 3 88,9 x 35,7 x 1 Adresse + Nachnahme 4 88,9 x 35,7 x 1 Adresse + Kunden-Nr. Bitte whlen Sie zwischen 4 verschiedenen Ausdrucken ( 1 bis 4 ): 1  [L]schen von Rechnungen Diese Funktion des Hauptmenues gibt Ihnen die Mglichkeit Rech- nungen zu lschen. Unter folgenden Optionen knnen Sie whlen: Lschen [A]ller, [K]einer, Rechnungen bezahlt = [J]a oder [C]o- pierter Rechnungen(Bezahlte Rechnungen, die bereits als Belege in PC-KASSSE verbucht wurden. [A] Die gesamte Rechnungsdatei wird komplett gelscht. Dabei ist es unerheblich, ob Rechnungen bezahlt, offen, oder kopiert wurden. [K] Diese Opition ist vorgewhlt; es wird nicht gelscht. [J] Es werden alle bezahlten Rechnungen gelscht. Diese Option ist eigentlich nur fr diejenigen Benutzer gedacht, die bisher noch nicht mit PC-KASSE arbeiten. Vorher sollten natrlich alle Rechnungen bereits ausgedruckt vorliegen, bzw. das Duplikat abgeheftet worden sein. [C] Auch Rechnungen, die bereits als Belege von PC-KASSE ber- nommen wurden, sind natrlich bezahlt. Jedoch mu hier zwischen bezahlten Rechnungen einerseits und bezahlten und bereits ko- pierten Rechnungen andererseits unterschieden werden, da nur so Doppelkopien nach PC-KASSE vermieden werden knnen. Nur die letzteren werden gelscht. Diese Option sollten Sie also anwhlen, wenn die Rechnungen vorher als Belege nach PC-KASSE bergeben wurden. Folgendes sollten Sie jedoch bei den Optionen [J] und [C] be- achten. Versuchen Sie immer dann Rechnungen zu lschen, wenn die zuletzt eingegebene Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Dies ist deshalb wichtig, da PIA fr die Funktion des Hauptmens "Haupt- verw. Adresse/Rechnung" die hchste Rechnungsnummer bentigt um die nchste Rechnungsnummer zuordnen zu knnen. Ganz allgemein gesagt, Sie sollten danach trachten, nach Mglich- keit nie die letzte Rechnung zu lschen, egal ob diese bereits mit [J] oder [C] gekennzeichnet wurde. Lschen Sie also immer dann Rechnungen, wenn Sie gerade eine neue, noch offene Rechnung eingegeben haben. Datenexport nach PC-MULTIKASSE Diese Funktion ist in dieser neuen Version nicht mehr gegeben, da eine dBASE III Datei nicht auf eine DBASE IV Datei zugreifen kann; umgekehrt ist dies jedoch mglich. Die neue PC-MULTIKASSE kann sich also von PIA die Daten holen u. diese werden wie folgt in PC-MULTIKASSE eingefgt: * KBELEG = Belegnr: 999999 KDATUM = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde, nicht das Rechnungdatum, siehe auch Funktion "Update"! KMONAT = Monat des Datums an dem die Rechnung bezahlt wurde KONTONR = Kontonr. dem der Betrag gutgeschrieben wurde KTEXT = Belegtext: Rechnung Nr. ####### KBRUTTO = Bruttobetrag der Rechnung KMWST = MWSt. in Prozent KMWSTB = MWSt.-Betrag KNETTO = Bruttobetrag - MWSt.-Betrag * Die Belegnummer "999999" knnen Sie spter von PC-KASSE mit der Sortierfunktion ndern, da ja die Belege nach dem Datum, bei gleichzeitiger Neuschreibung der Belegnummern, einsortiert wer- den! Bei dem Kopiervorgang, wird das Kennzeichen bezahlt? J/N mit C fr Copie ersetzt, damit sptere Doppelkopien vermieden werden. Die Rechnungen knnen Sie sich also auch noch spter ansehen, es sei denn, Sie haben die kopierten Rechnungen mit der [L]schfunktion entfernt, siehe vorherige Seite. PS. PC-MULTIKASSE ist ebenfalls Shareware, bitte testen Sie die === Version 5.1; Die Shareware-Version kann jedoch keine Daten im- portieren, da der Platz fr die Erstellung des Registrierungs- formulars bentigt wurde. [P]C-KASSE aufrufen PIA kann direkt PC-MULTIKASSE aufrufen. Dazu mu PIA jedoch im Pfad \PIA und PC-MULTIKASSE im Pfad \KASSE liegen. Das Manage- ment bernimmt das Programm "PIA-PCK.EXE", welches ebenfalls im Pfad \PIA liegen mu. PIA kennt, wie PC-MultiKASSE ein modernes Memory-Swapping, d.h., sollte nicht genug RAM zur Verfgung stehen, wird das gesamte Memory, evtl. bis ca. 500 KByte, auf der Festplatte zwischenge- speichert. Bei Beendigung von PCK.EXE wird dieses ausgelagerte Memory auto- matisch wieder eingelesen und danach von der Festplatte gelscht. Sie befinden sich dann wieder im Hauptmen von PIA. [I]nstall. Voreinstellung Diese Funktion des Hauptmens bentigen Sie fr evtl. nderungen der Voreinstellung, etwa wenn Sie einen Futext ergnzen mchten, oder eine andere Bankverbindung eingeben mchten. Bitte denken Sie daran, da nur die Futext-Nummer in der Rech- nungsdatei abgespeichert wird. Wenn Sie daher einen Futext n- dern, wird sich dies, in Bezug auf den jeweiligen Futext, auf alle schon vorhandenen Rechnungen auswirken! [Q]uit, Programm beenden Mit [Q]uit beenden Sie PIA und kehren zu DOS zurck.